Food cost en pastelerías y panaderías: qué cambia de verdad

El food cost clásico (coste de ingredientes dividido precio de venta) asume un plato que se cocina y se vende en el mismo turno de servicio. Panaderías y pastelerías funcionan de otra manera: una parte real de la producción de hoy no se venderá en absoluto, se descarta, se rebaja o se dona al final del día. El problema es que ningún estándar del sector dice cómo incluir ese coste en el cálculo. Es la parte que la mayoría de las hojas de cálculo dejan simplemente fuera.

Por qué el coste de una pastelería no es como el de un restaurante

Tres diferencias reales, no solo de grado. La primera es la volatilidad de las materias primas: los precios de los cereales en la Unión Europea subieron un 52% entre el tercer trimestre de 2021 y el tercer trimestre de 2022 (Eurostat). Los huevos tuvieron un shock aún más brusco: en Estados Unidos el precio minorista de los huevos cage-free llegó a 5,26 dólares la docena el 12 de enero de 2024, tras el sacrificio de unos 13,6 millones de gallinas ponedoras por gripe aviar (datos USDA). En Italia, en 2025 la mantequilla y el cacao subieron un 19,2% y un 15,4% interanual, el café un 18,3% (Confartigianato Studi).

La segunda diferencia es el tiempo de elaboración. Un cruasán no se hace en veinte minutos como un plato: masa y laminado un día, formado, fermentación y horneado al día siguiente. Son horas de trabajo real repartidas en dos jornadas, antes incluso de que el producto llegue al mostrador, y el coste de la mano de obra incide de forma distinta a como incide en un plato cocinado al momento.

La tercera, la que casi ningún cálculo incluye, es el invendido: el punto central de este artículo.

El verdadero problema: el invendido

Un restaurante pide raciones con un margen de error relativamente pequeño: sabe más o menos cuántos cubiertos hará. Una pastelería o panadería tiene que mantener una vitrina que se vea llena y atractiva durante todo el día de venta, lo que casi siempre significa producir más de lo que realmente se venderá.

Un estudio de 2021 sobre cinco empresas de panadería y pastelería, publicado en la revista Agriculture (MDPI) por Goryńska-Goldmann y colegas, midió una pérdida de producción de entre el 9,7% y el 14,4% del total, con el pan en el 10,4-13,4% y la pastelería fresca hasta el 24,4% en algunos casos. En Italia, la asociación sectorial Assipan estima que de unos 72.000 quintales de pan producidos a diario en todo el país, unos 13.000 quintales (casi el 18%) se descartan, por un valor de unos 43 millones de euros al año.

Aquí hay que ser honestos: no existe un estándar del sector publicado (ni por ninguna asociación, proveedor de software o manual técnico) que diga cómo incluir esta merma en el cálculo del food cost de una pastelería. Lo que se encuentra online son indicaciones prácticas de proveedores de software de gestión, que sugieren un margen genérico del 5-15% del coste de ingredientes. Son puntos de partida razonables, pero no un benchmark verificado: la tasa de merma real de tu obrador es la que resulta de tu propia vitrina al cierre, no un número prestado de un blog.

Cómo incluir la merma en el cálculo del food cost

El food cost teórico es el calculado sobre la receta, como si todo lo que produces se vendiera. La tasa de merma es la parte de la producción que acaba invendida: descartada, rebajada al cierre o donada. Multiplicando uno por el otro obtienes una estimación más honesta de lo que realmente cuesta mantener la vitrina llena.

Qué hacer con el invendido antes de tirarlo

En la práctica hay tres caminos: vender con descuento al cierre, donar, o reutilizar en otro producto. En París, la iniciativa Demain trabaja con más de 20 panaderías, recupera unas 50.000 unidades invendidas al mes y las revende con un 50% de descuento. Pero incluso una operación enteramente dedicada al rescate solo consigue revender el 95%, no el 100%: siempre queda un margen de pérdida.

Sobre la reutilización, algunos ejemplos concretos: la cadena británica GAIL's Bakery tiene una línea de producto dedicada ("Waste Not") que convierte los cruasanes del día anterior en cruasanes de almendra o babka de chocolate, y los recortes de masa en crackers. En los Países Bajos, el grupo Top Bakkers (65 panaderías) fermenta la merma de pan en un ingrediente similar a la masa madre, declarando una reducción del 20% en el uso de cereales frescos.

Pero ojo con un malentendido habitual: donar no hace que el coste sea gratis. El coste de los ingredientes ya se asumió cuando compraste la harina, la mantequilla y los huevos. Que el producto terminado se venda, se tire o se done no cambia ese gasto ya hecho. La ventaja de donar es fiscal (donde la normativa lo prevé) y reputacional, no una forma de recuperar el coste.

Donar el invendido: el lado fiscal en España

España regula esto en dos leyes distintas, no en una sola norma específica de donación alimentaria. La Ley 7/2022, de residuos y suelos contaminados, modificó la Ley del IVA para establecer un tipo del 0% de IVA sobre los bienes donados a entidades sin ánimo de lucro (Ley 49/2002) para fines de interés general, y estableció que la base imponible del autoconsumo se presume de deterioro total para productos próximos a caducar donados a esas entidades. Está en vigor desde abril de 2022.

La Ley 49/2002 (reformada en 2023, en vigor desde 2024) permite deducir el 40% del valor donado del Impuesto sobre Sociedades, hasta el 50% para donantes recurrentes a la misma entidad durante tres años, con un tope del 15% de la base imponible y posibilidad de aplicar el exceso en los 10 años siguientes. La Ley 1/2025, de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario, obliga a promover acuerdos de donación pero no añade mecánica fiscal propia: la parte fiscal está en las otras dos leyes.

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